Wie is verantwoordelijk?
Fitnessclub Energy, gevestigd aan Pim Mulierlaan 51, 8443 DA Heerenveen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website. Voor vragen of een privacyverzoek kun je contact opnemen via [email protected] of 06 410 97 506. Vermeld bij een verzoek voldoende informatie om te begrijpen over welke aanvraag of communicatie het gaat.
Welke gegevens vraagt het proeflesformulier?
Bij een aanvraag vragen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer en trainingsvoorkeur. Je kunt daarnaast een voorkeursmoment, je sportervaring en een vraag of toelichting invullen. Die laatste velden zijn optioneel. We registreren ook wanneer je aanvraag is ontvangen, de opvolgstatus, je akkoord met contact over de aanvraag en, wanneer van toepassing, je prijsakkoord.
De bevestiging dat je 18 jaar of ouder bent wordt gecontroleerd bij het verzenden. Het formulier vraagt geen geboortedatum of identiteitsbewijs. Vul in het vrije tekstveld geen medische dossiers, diagnoses of andere gevoelige informatie in. Wil je bespreken of een training bij een beperking past, vraag dan om persoonlijk contact.
Waarvoor gebruiken we je aanvraag?
We gebruiken de gegevens om je vraag te beantwoorden, een passende proefles af te stemmen en de voortgang van je aanvraag te volgen. Het formulier vraagt toestemming voor contact over deze aanvraag. Je kunt die toestemming intrekken door contact op te nemen. Zonder contactgegevens kunnen we een aanvraag niet persoonlijk opvolgen. De aanvraag is geen toestemming voor nieuwsbrieven of reclame.
Wanneer je zelf rechtstreeks belt of mailt, gebruiken we de gegevens uit dat contact om je vraag te behandelen en eventuele afspraken voor een eerste training voor te bereiden. De website neemt geen automatische beslissing over toelating of een lidmaatschap. Een lesmoment wordt persoonlijk bevestigd.
Voor technische beveiliging is het doel de website beschikbaar te houden en formuliermisbruik te beperken. Daarbij wegen we het belang van een veilige website af tegen je privacy en beperken we de gegevens tot de technische functie. Er worden geen commerciële bezoekersprofielen opgebouwd.
Opslag en notificatiemails
Proeflesaanvragen worden opgeslagen in onze eigen website-database. Bevoegde beheerders kunnen de aanvragen bekijken en de opvolgstatus aanpassen. Bij een aanvraag wordt ook een notificatiemail naar Fitnessclub Energy gestuurd via een e-maildienst. In het beheersysteem bewaren we een kopie van de notificatie en informatie over verzending of een verzendfout. Die kopie kan dezelfde gegevens bevatten als de aanvraag.
Gegevens kunnen daardoor zowel in de website-database als in de mailbox van de club aanwezig zijn. Bij een verzoek over je gegevens kijken we naar beide plekken. Een aanvraag wordt niet automatisch een inschrijving in de ledenadministratie. Eventuele verdere administratie bij het aangaan van een lidmaatschap heeft eigen doeleinden en afspraken.
Bewaren en verwijderen
Afgeronde en afgewezen proeflesaanvragen worden in de website-database zes kalendermaanden na de geregistreerde afsluitdatum verwijderd. Daarbij verdwijnen ook de gekoppelde notificatiemails en verzendgegevens uit het beheersysteem. De controle draait automatisch en wordt ook bij het openen van het aanvragen- of e-mailoverzicht uitgevoerd wanneer een controle nodig is.
Openstaande aanvragen blijven beschikbaar voor opvolging. Wordt een afgesloten aanvraag opnieuw geopend, dan vervalt de eerdere afsluitdatum; bij een nieuwe afsluiting begint de termijn opnieuw. Oudere losse notificatiekopieën zonder bijbehorende aanvraag worden na zes maanden vanaf hun aanmaakdatum verwijderd. Een afgesloten aanvraag zonder betrouwbare afsluitdatum blijft staan totdat die datum is gecontroleerd.
De automatische verwijdering geldt voor de actieve website-database. Berichten in de externe mailbox en kopieën in back-ups worden afzonderlijk beheerd en verdwijnen niet automatisch door het verwijderen van een databaseaanvraag. Back-ups worden volgens hun eigen cyclus vervangen. Bij herstel van de website wordt de bewaartermijn opnieuw toegepast voordat aanvraag- en e-mailoverzichten beschikbaar worden gemaakt.
Heb je vragen over een aanvraag of wil je eerder om verwijdering verzoeken, neem dan contact op. Bij beoordeling kijken we ook naar e-mailkopieën en eventuele verplichtingen om bepaalde gegevens te bewaren. Het instellen van deze termijn is geen toestemming om aanvraaggegevens voor een ander doel te gebruiken.
Technische gegevens en beveiliging
Een verbinding met de website gebruikt technische gegevens, zoals een IP-adres en browserinformatie, om pagina's te kunnen leveren. Voor het beperken van overmatig formuliergebruik gebruikt de website tijdelijk een gehashte netwerkidentifier in het servergeheugen. Deze beveiliging is bedoeld om misbruik te beperken, niet om een advertentieprofiel te maken.
Beheerfuncties vereisen een login. Het beheerderscookie energy_admin heeft een maximale looptijd van twaalf uur. Publieke pagina's vragen geen beheerderslogin. Alleen bevoegde beheerders horen toegang tot aanvragen en notificatiehistorie te hebben.
Cookies, kaarten en externe diensten
Deze website gebruikt geen advertentiepixels of bezoekersanalytics. Op de contactpagina staat een ingesloten Google Maps-kaart. Wanneer die kaart laadt, maakt je browser verbinding met Google; Google kan daarbij technische gegevens ontvangen en eigen opslag gebruiken. Je kunt het adres ook gebruiken zonder de kaart te openen.
Links naar andere websites brengen je naar een dienst met eigen privacyregels. Notificatiemails worden verzonden via de Gmail SMTP-dienst van Google. Google kan daarbij de gegevens verwerken die nodig zijn om berichten te verzenden en in de mailbox van de club beschikbaar te houden. Meer uitleg over browseropslag en externe onderdelen staat in ons cookiebeleid.
Je rechten en een verzoek indienen
Je kunt vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken en verzoeken om correctie of verwijdering. Afhankelijk van de situatie kun je ook verzoeken om beperking, gegevensoverdracht of bezwaar maken. Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die intrekken. Intrekking verandert niet met terugwerkende kracht wat daarvoor rechtmatig is gebeurd.
Mail een verzoek naar [email protected]. We controleren zorgvuldig of het verzoek van de juiste persoon komt en vragen daarvoor niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs. In principe reageren we binnen een maand. Als meer tijd nodig is, leggen we dat binnen die termijn uit. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen en vragen
Deze uitleg is bijgewerkt op 6 oktober 2026. Als de website andere formulieren, externe diensten of tracking krijgt, moet de uitleg opnieuw op die inrichting aansluiten. Heb je vragen over een functie of over je gegevens, neem dan contact op met Fitnessclub Energy.